「営業時間が変わったのに、ホームページは古いまま」「作った業者に頼んでも返事が遅く、見積もりも高い」「そもそも業者と連絡がつかない」。自分で直そうにも、どこから入ればよいのか分からない。会社のホームページでは、こうしたことがよく起きます。
この記事では、「更新できない」状態を4つの型に分ける見分け方、型ごとの直し方、業者を変える前に自社の手元へ取り戻すもの、次の業者の選び方までを順番に説明します。読み終えるころには、「自分の会社はどの型で、今日まず何をすればよいか」が分かるようにしています。
私たちアストラルコードは、作った人や会社がいなくなったシステムを引き取って動かす仕事をしています。この記事は、引き取るときに最初に確かめる「誰の名義で、どこにあり、誰が入れるか」を、ホームページに当てはめてまとめたものです。
「更新できない」は4つの型に分けると、次の一手が決まる
結論から言うと、業者を探す前に、自社がどの型かを見分けてください。型によって、やることも費用もまったく違うからです。ログイン情報を聞くだけで済む会社が、いきなり作り直しの見積もりを取る必要はありません。業者と連絡がつかないなら、ほかの型に当てはまっていても、型4から始めてください。
型1：管理画面がない
管理画面とは、ブラウザからログインして文章や写真を直す画面のことです。HTML というファイルを直接書いて作ったサイトには、この画面がありません。ファイルを直してサーバーに置き直す作業が要るので、作った業者か、HTML を扱える人にしか直せません。
型2：管理画面はあるが、ログインできない
WordPress などの管理画面はあるのに、URL・ID・パスワードのどれかが分からない状態です。業者だけが持っている場合と、前の担当者が持ったまま退職した場合があります。制作のときに受け取ったメールや納品書に書いてあることもあるので、まず社内を探してください。
型3：業者に頼めるが、遅い・高い・頼みにくい
業者とは話ができるものの、更新が思うように進まない状態です。制作会社にとって、小さな更新は新しいサイトの制作より売上が小さいので、後回しになることがあります。一方で、頼む内容が伝わらず、確認のやり取りで時間がかかっていることもあります。原因がどちらにあるかで、直し方が変わります。
型4：業者と連絡が取れない
電話もメールも返ってこない状態です。廃業、担当者の退職、音信不通などが考えられます。4つの中でいちばん急ぐ型です。業者のサーバーやドメインの更新が止まると、ある日ホームページとメールが止まるおそれがあるからです。
「操作が分からないだけ」なら、業者は要らない
ログインはできるのに、どの画面で何を押せばよいかが分からない、という会社もあります。これは4つの型のどれにも当たりません。文字や写真を替えるだけなら、WordPress など使っている管理画面の名前と「画像 差し替え」のような言葉で調べると、手順が見つかります。業者に頼まずに済むかもしれません。型を見分けるのは、要らない依頼をしないためでもあります。
まず確かめる：ホームページは「3つの持ち物」でできている
どの型でも、次に確かめるのは同じです。ドメイン、サーバー、中身と管理画面の3つについて、誰の名義で、誰が払い、誰が入れるかを調べてください。この3つのうち何を自社が持っているかで、自社だけで動ける範囲が決まるからです。
ドメイン（URL とメールアドレスのもと）
ドメインとは、example.co.jp のような、インターネット上の住所です。ホームページの URL と、会社のメールアドレスの両方に使います。確かめるのは、登録者の名義、管理している会社、有効期限の3つです。期限が切れると URL もメールも使えなくなるので、有効期限は最初に見てください。調べ方は「ドメインの管理会社が不明なときの調べ方」で説明しています。
サーバー（ホームページの置き場所）
サーバーとは、ホームページのファイルやデータを置いておくコンピューターです。多くの会社はレンタルサーバーを契約しています。メールも同じサーバーで動いていることがあるので、ここが止まるとメールも止まることがあります。誰が契約し、誰が払っているかは「サーバーの管理会社がわからないときの調べ方」の手順で確かめられます。
中身と管理画面
中身とは、ページの文章、写真、デザインのファイル、問い合わせフォームの設定などです。管理画面があるなら、自社のアカウントで入れるかを確かめます。業者の管理者アカウントしかないなら、自社用のアカウントを作ってもらう必要があります。
契約書と請求書で確かめる
最後に、制作のときの契約書と毎月の請求書を出してください。見るのは次の3つです。
- 著作権：デザインや文章、写真の権利が自社に移っているか。書いていなければ、作った側に残ることがあります。次の業者が同じデザインを使ってよいかに関わります。
- データの引き渡し：解約するときに、サイトのデータを渡してもらえるか。別料金か。
- 毎月の支払いの中身：保守費用の中に、ドメイン代やサーバー代が入っているか。入っていれば、名義が業者である可能性が高いです。
判断がつかない条文があれば、弁護士に確かめてもらうのが確実です。
型ごとの直し方
持ち物が確かめられたら、型ごとに動きます。型1から型3は業者に書面で頼むところから、型4は自社で取り戻せるものを押さえるところから始めてください。
型1・型2：ログイン情報とデータの引き渡しを、書面で頼む
業者には、メールで次のことを頼みます。口頭ではなくメールにするのは、頼んだ記録が残るからです。
- 管理画面の URL と、自社用のログイン情報
- サーバーとドメインの管理画面のログイン情報、または契約先の名前
- サイトのデータ一式（ファイルとデータベース）
- いつまでに返事がほしいか
WordPress なら、ログイン画面の「パスワードをお忘れですか？」から再設定できることがあります。ただし、再設定のメールは登録されているアドレスに届きます。業者のアドレスが登録されていれば、やはり業者に頼むことになります。
型1で、データを受け取っても自社では直せないときは、更新できる業者を探すか、管理画面のある作りに替えるかを考えます。作り替えの判断はこの記事の後半で説明します。
型3：頼み方を変える。それでも合わなければ業者を変える
すぐに業者を変えるのではなく、まず頼み方を変えてください。依頼の内容がはっきりすると、確認のやり取りが減り、見積もりも早くなるからです。渡すのは次の3つです。
- 直す場所：「会社概要の住所と、採用ページの募集要項」のように、ページの URL と場所を書きます。
- 直す中身：直した後の文字をそのまま書きます。写真なら、使う画像を一緒に送ります。
- 期限：「今月末までに反映してほしい」のように、日付で書きます。
あわせて、直したいのが文字や写真の差し替えか、ページの追加やデザインの変更かを分けます。差し替えは小さな作業ですが、構成の変更は作業量が大きく、費用も変わります。全部を一度に直そうとせず、営業時間、料金、連絡先、住所など、間違っていると困る情報から順に頼むと、依頼も小さくなります。古い料金や住所が載ったままだと、問い合わせのやり直しやトラブルのもとになるからです。
費用の払い方も見直せます。更新が年に数回なら1回ごとに払う単発が、毎月更新するなら月額の保守が向いています。去年1年の依頼を書き出し、単発で頼んだ場合の合計と、月額の12か月分を並べてみてください。依頼のない月にも払っている分が見えてきます。
ここまでやっても、返事が来ない、内訳が出てこない状態が続くなら、業者を変える段階です。見分け方は「システムのベンダー変更で失敗しないために」でも説明しています。
「高い」かどうかは、作業の大きさと内訳で判断する
見積もりが高いと感じたら、金額そのものではなく、作業の大きさと内訳を見てください。同じ「更新」でも、文字の差し替えと作り直しでは作業量がまったく違い、金額だけ比べても判断できないからです。
金額はサイトの大きさと業者によって大きく違うので、この記事では目安の数字を書きません。確実なのは、同じ依頼内容を書いて2〜3社から見積もりを取ることです。見積もりでは次の点を確かめます。
- 作業の名前ごとに金額が分かれているか。「一式」だけなら、内訳を聞きます
- 修正は何回までが金額に含まれるか
- 月額を払っているなら、その中に何が含まれ、何が別料金か
内訳が出てきて作業の量に見合うなら、高くはありません。内訳を聞いても答えが返ってこないなら、それ自体が業者を見直す理由になります。
型4：連絡がつかないときは、取り戻せるものから押さえる
型4では、最初に今のサイトを手元に残してください。業者のサーバーが止まると、見られなくなるからです。表示されている間に、各ページの文章と写真を保存しておきます。そのうえで、3つの持ち物の名義ごとに動きます。
- 名義が自社のドメイン・サーバー：管理している会社に直接問い合わせます。登記事項証明書や支払いの記録で本人だと示せば、ログイン情報を再発行してもらえることがあります。必要な書類は会社ごとに違います。
- 名義が業者のドメイン・サーバー：自社だけでは動かせません。登録者の変更や解約には、ふつう名義人の手続きが要ります。業者への連絡は、書面で記録を残しながら続けます。廃業しているなら、管理している会社に、名義人がいなくなった場合の扱いを聞いてください。
- 取り戻せないとき：新しいドメインとサーバーで作り直すことになります。URL とメールアドレスが変わるので、取引先への案内も要ります。
ドメインやサーバーの代金を業者が払っている場合は、とくに注意が必要です。業者が払えなくなると、期限が来た時点で止まります。ドメインの有効期限は誰でも調べられるので、期限までの日数を確かめ、それに合わせて動いてください。
WordPress では「更新できない」の意味が別のこともある
WordPress では、「更新できない」が、文章の更新ではなく、本体やプラグイン（機能を足す部品）の更新が止まっていることを指す場合があります。この更新が長く止まると、セキュリティの弱い所が残ります。ログインできるようになったら、更新がいつから止まっているかも確かめてください。ただし、更新で画面が壊れることもあるので、必ずバックアップを取ってから、できれば業者や詳しい人と進めます。
業者を変える前に取り戻すもの、次の業者に頼むこと
業者を変えるなら、順番が大事です。先に今の業者を解約すると、データも名義も受け取れないままになることがあります。解約はいちばん最後にしてください。
3つの持ち物の名義とログインを、自社に移す
名義とログインは、次の業者を決める前に自社へ移します。次の業者の名義に置き替えるだけでは、また同じことが起きるからです。ドメインの管理会社を変える手続きを「移管」と言います。移管では、次の点に気をつけてください。
- 日数：お名前.com の案内では、移管にかかる日数は数日から10日程度です。今の管理会社の状況で変わります。
- 有効期限：期限が近いと、移管できません。お名前.com へ移す場合、.com などは15日以上、.jp などは31日以上の残りが要ります。足りなければ、先に更新します。条件は管理会社ごとに違うので、移す先の案内を確かめてください。
- 認証用のコード：多くの場合、今の管理会社から AuthCode（移管に使う認証コード）を受け取る必要があります。
- ロックの解除：.com などは、移管を止める設定（トランスファーロック）を、今の管理会社に外してもらいます。
- 登録者の名義：業者の名義で登録しているなら、移管とは別に、登録者を自社に変える手続きが要ります。
- 公開代行：今の管理会社が登録者の情報を代わりに公開している（公開代行）と、そのままでは移管を受け付けてもらえないことがあります。
メールが止まるのは、ドメインを移したこと自体が原因ではありません。お名前.com は、サーバーを変えずにドメインだけを移すなら、ホームページやメールに支障はないと案内しています。止まりやすいのは次の3つのときです。
- 今の管理会社の DNS（ドメインとサーバーを結びつける設定）を使っていて、移管で設定が引き継がれないとき。同じ案内では、他社で設定した DNS のレコードは引き継げないとされています。
- ネームサーバー（DNS の設定を置く場所）を変えるとき。同じ案内では、変更中の24〜72時間ほどは、ホームページとメールが不安定になるとされています。
- メールが今のサーバーで動いているのに、そのサーバーを解約したとき。
ですから、移す前に DNS の設定を書き写し、メールがどこで動いているかを確かめてください。また、移管の途中はドメインの情報を変更できないので、サーバーの引っ越しと同時に進めるなら、どちらが先かを事前に決めておきます。
次の業者に最初に聞くこと
次の業者は、制作の腕前より先に、自社の持ち物を自社に残してくれるかで選んでください。ここで聞かないと、数年後に同じ悩みをくり返すからです。
答えは、見積もりや契約書に書いてもらいます。「簡単な修正でも費用がかかるか」「サーバー、ドメイン、SSL、メールのトラブルも対応の範囲に入るか」も、この時点で確かめます。
自分で更新する部分と、業者に頼む部分を分ける
お知らせ、営業時間、料金など、文字と写真の差し替えは、自社で更新できるようにしておくと楽です。一方、ページの追加、デザインの変更、WordPress 本体の更新は業者に頼むのが安全です。全部を業者に任せると待ち時間が残り、全部を自社で抱えると壊れたときに直せません。
見た目を変えずに、中身だけ作り替える選択肢もある
型1のサイトでも、全部を作り直すとは限りません。今のデザインを残したまま、管理画面のある作りに中身だけ移す方法があります。見た目と URL が変わらないので、取引先や検索への影響を小さくできるからです。
ただし、次の2つを先に確かめてください。
- デザインの権利：デザインの権利が今の業者に残っていると、別の業者が同じ見た目で作ってよいかが問題になります。先ほどの契約書の確認がここで効いてきます。
- 同じにできる範囲：動きのあるページや問い合わせフォームは、そのまま移せないことがあります。どこまで同じにできるかを見積もりの前に聞きます。
次のような会社は、この作り替えを考える価値があります。
- 更新を頼める相手が今の業者しかおらず、代わりがいない
- 直す場所が、お知らせや営業時間など毎回ほぼ同じである
- 反映が間に合わず、古い情報を見た人から問い合わせが来ている
よくある質問
更新だけを別の業者に頼めますか？
ログイン情報とサイトのデータがあれば、多くの場合は頼めます。ただし、今の業者の独自の仕組みで作られたサイトは、ほかの業者が触れないことがあります。先に今の業者に、データの形を確かめてください。よその業者が作ったサイトの単発の更新は受けない会社もあるので、問い合わせのときに聞いておきます。デザインなどの権利も、契約書で確かめておきます。
ログイン情報やデータの引き渡しに費用を請求されました。払うものですか？
契約で決まっていることが多いので、まず契約書の解約とデータの引き渡しの条を読んでください。書いていなければ、何の作業にいくらかかるのか、内訳を書面で出してもらいます。業者の判断だけでは決められない場合や、話がこじれた場合は、弁護士に確かめてください。
直すより、作り直すほうが早いですか？
ドメインとサーバーが自社の名義なら、直すほうが早いことが多いです。作り直すと決める前に、ドメインだけは取り戻せないかを確かめてください。URL とメールアドレスが変わらなければ、取引先への案内も検索での評価の引き継ぎも、手間がずっと小さくなります。
まとめ
- 「更新できない」は、管理画面がない・ログインできない・業者が遅い・連絡が取れないの4つの型に分ける。操作が分からないだけなら、業者は要らない
- ドメイン、サーバー、中身と管理画面の3つについて、名義・支払い・ログインを確かめる。ドメインの有効期限は最初に見る
- 型1・型2は書面でログイン情報とデータを頼む。型3は直す場所・中身・期限をまとめて渡す。型4は今のサイトを保存し、名義が自社のものから取り戻す
- 業者を変えるときは、名義とログインを自社に移してから次の業者を決める。解約は最後にする
- ドメインを移す前に、DNS の設定とメールの置き場所を確かめる
- 次の業者には、名義を自社に残すか、解約のときに何を渡すかを最初に聞く
まずは、今日届いている請求書と、制作のときの契約書を出してください。ドメインの有効期限を調べるところまでなら、今日すぐにできます。
ホームページの名義とログインを点検します
「ドメインとサーバーが誰の名義か分からない」「業者と連絡が取れず、何から手を付ければよいか分からない」「業者を変えたいが、メールが止まらないか心配」。そんなときは、ご相談ください。
アストラルコードでは、点検（15万円（税別）・2週間・報告書つき）をご用意しています。ホームページのドメイン・サーバー・管理画面の名義とログインを調べ、更新できる状態に戻すための手順と、業者を変える場合の順番を報告書にしてお渡しします。点検の結果をもとに、その後の作業をご依頼いただくかどうかは、そのあとで決めていただけます。
「業者を変えるかどうか、まだ決めていない」という段階から、お気軽にご相談ください。
